Danh mục: Thủ thuật tin học

Hãy xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về cách sử dụng tính năng trộn thư Mail Merge trong Word 2016:

Hướng dẫn dùng Mail Merge trong Word

Trước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.

Bước 1:

Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Bước 2:

Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:

• Letters: Kiểu thư mời.
• E-mail messages: Email.
• Envelopes: Phong thư.
• Labels: Thư theo nhãn.
• Directory: Thư theo danh mục.

Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next.

Bước 3:

Trong bước này, bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:

• Use the current document: Sử dụng mẫu thư đang mở.
• Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word.
• Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.

Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4:

Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.

Lúc này hiển thị giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục.

Lúc này sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5:

Trong bước này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục.

Bước 6:

Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người.

Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi tên tại Recipient để thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách.

Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở bên dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đây là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đó.

Lúc này bạn có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.

Cuối cùng nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word.

Điều đó cho thấy tầm quan trọng và ý nghĩa của việc liên kết các thiết bị này với nhau. Ngày hôm nay, chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu cho các bạn một cách nữa để biến smartphone thành chuột và bàn phím máy tính. Để có thể làm được điều này, chúng ta sẽ cần tới sự trợ giúp của một công cụ, có tên là Unified Remote. Và phải cài phần mềm này trên cả điện thoại lẫn máy tính.

Cài đặt Unified Remote trên máy tính

Download Unified Remote cho máy tính.

Bước 1: Tìm tới vị trí lưu file cài đặt vừa tải về, sau đó click chuột trái để bắt đầu cài đặt.

Bước 2: Chọn Next.

Bước 3: Tick vào I accept the agreement rồi Next.

Bước 4: Nhấp vào Browse để thay đổi vị trí cài đặt của Unified Remote trên máy tính.

Chọn Browse để thay đổi vị trí cài đặt rồi Next.

Bước 5: Tiếp tục Next.

Click vào Next.

Vì Unified Remote không tự động cài thêm các phần mềm quảng cáo hay các file phụ nào, nên chúng ta có thể yên tâm Next “mái thoải” theo những cài đặt mặc định của công cụ này.

Click vào Install.

Tới đây sẽ phải chờ ít phút để quá trình cài đặt hoàn tất.

Cuối cùng nhấp vào mục Finish để hoàn tất cài đặt.

Video hướng dẫn cài đặt và sử dụng:

Biến smartphone thành chuột và bàn phím máy tính

Bước 1: Vì còn cần phải cài đặt Unified Remote trên cả máy tính, nên chúng ta sẽ vào App Store để tải về ứng dụng này trên iPhone. Tải xong mở lên và chọn vào mục màu xanh – I have installed the server.

Bước 2: Unified Remote sẽ tự động quét và kết nối với thiết bị ở gần nó. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang màu xanh, chọn Saved Servers để kiểm tra xem thiết bị của mình đã được kết nối chưa? Nếu đã ok, chuyển sang bước điều khiển luôn.

Bước 3: Nếu chưa thành công, có thể nhấp vào mục Add a server manually ở bên dưới và điền thông tin vào các trường ở giao diện Add server, sau đó Done để thực hiện kết nối bằng tay.

Sau khi được kết nối, lúc này điện thoại của bạn đã trở thành “remote” của máy tính, chỉ việc sử dụng nữa thôi.

Dùng máy tính không cần chuột và bàn phím

Bước 1: Khởi động Unified Remote trên máy tính, giao diện sẽ có dạng như thế này.

Chọn vào mục Remotes để xem các chế độ điều khiển

Bước 2: Trên điện thoại, vẫn trong giao diện của biểu tượng 3 dấu gạch ngang, nhấp vào Remotes để xem các thiết lập sử dụng điều khiển máy tính trên điện thoại.

Có thể thấy tại đây có đầy đủ các tùy chỉnh như:

• Basic Input: Thiết lập và điều chỉnh chuột.
• File Manager: Quản lý dữ liệu (tương đương với My Computer).
• Keyboard: Bàn phím.
• Media: Thư viện ảnh, nhạc, video (nôm na là nghe nhạc, xem phim).
• Power: Có tác dụng tắt máy, khởi động lại, chế độ ngủ…

Có thể nhấp vào biểu tượng dấu cộng cuối cùng để thay đổi các tùy chọn này

Bước 3: Thực hiện các thao tác như đã hướng dẫn (ở bước 2) trên điện thoại và quan sát trên màn hình máy tính, các bạn sẽ thấy con trỏ chuột di chuyển và thực hiện chính xác những gì bạn làm. Có thể nhấp vào để xem chi tiết từng tùy chọn hoặc thay đổi danh sách các mục này.

Ví dụ:

Basic Input: Xem các thiết lập, điều khiển chuột. Cụ thể, để có thể sử dụng “chuột smartphone”, chúng ta thực hiện:

• Chạm 1 lần 1 ngón tay = click chuột trái.
• Chạm 1 lần 2 ngon tay = click chuột phải.
• Dùng 2 ngón tay di chuyển lên trên / xuống dưới = kéo thanh cuộn, di chuyển lên trên / xuống dưới.
• Dùng 2 ngón tay kéo về 2 phía = phóng to / thu nhỏ (như xem ảnh trên smart phone).
• Ngoài ra còn có thể kéo, thả các file như sử dụng chuột thật.

Tick, bỏ tick để chọn hoặc không chọn tính năng nào đó

Ngoài ra, tại giao diện của Basic Input (chuột), chúng ta có thể chuyển sang chế độ bàn phím bằng cách nhấp vào biểu tượng keyboard ở dưới góc trái màn hình. Bàn phím hiện lên cho phép chúng ta nhập văn bản, địa chỉ trang hay bất kỳ thao tác nào.

Tuy nhiên, một hạn chế của Unified Remote là người dùng không thể sử dụng tổ hợp phím (các phím Windows, Ctrl, Shift, Alt…) nếu chưa nâng cấp hoặc mua các Add-ons hỗ trợ.

Bước 4: Chúng ta cũng có thể truy cập vào My Computer của máy tính ngay trên điện thoại. Với thao tác này, chúng ta đơn giản là chạm vào File Manager, vào ổ đĩa mình cần.

Ví dụ:

Download.vn muốn xem ảnh được lưu trong ổ E:\. Chúng ta lần lượt chạm vào E:\ / Picture / ảnh bất kỳ. Lập tức ảnh này sẽ được show ra trên màn hình máy tính.

Với các biểu tượng bên dưới như bàn phím, chuột, media, chúng ta có thể tùy ý sử dụng theo ý thích của mình. Thậm chí, cũng có thể tắt máy hoặc khởi động lại máy tính ngay trên điện thoại của mình.

Mục Settings sẽ cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn hơn để sử dụng

Chú ý:

• Trong suốt quá trình điều khiển máy tính bằng điện thoại, kết nối phải được ổn định, thông suốt.
• Việc thao tác trên điện thoại đôi khi sẽ có độ trễ nhất định khi được thực thi trên máy tính.

Đây không hẳn là tính năng quá quan trọng, nhưng nếu vô tình một ngày laptop, máy tính của các bạn bị lỗi chuột hay bàn phím mà chưa kịp thay mới, thì ngoài TeamViewer for Remote Control thì Unified Remote sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.

Chúc các bạn thực hiện thành công!